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Neue Objekte – und nun?

Implementierung am Beispiel unseres Kunden Körber

Ihr Unternehmen hat einen neuen Standort oder Sie wollen mit Ihren Reinigungs- und Sicherheitsdienstleistern alles reibungslos für den Arbeitsstart aufsetzen? Für hectas ist die sogenannte Implementierungsphase, d. h. der Zeitraum, in dem der Dienstleister alles so vorbereitet, dass zum vereinbarten Auftragsstart die Arbeit beginnen kann, eine sehr spannende Zeit: Man lernt die neuen Objekte sowie Ansprechpartner auf Kundenseite genauer kennen, erfährt Näheres zu den Wünschen und Herausforderungen, vor denen der Auftragnehmer steht, und kann besonders kreativ arbeiten, um passgenaue Lösungen für den Regelbetrieb zu entwickeln. Das macht sehr viel Spaß, besonders wenn die Zusammenarbeit sowohl extern als auch intern so gut funktioniert wie bei unserem Kunden Körber.

Quelle: Körber

Körber ist ein internationaler Technologiekonzern mit mehr als 100 Standorten weltweit, davon befinden sich 30 Standorte in Deutschland. Der Hauptsitz des Körber-Konzerns ist in Hamburg. Ende 2020 gewann hectas den Auftrag für die Unterhaltsreinigung, Serviceleistungen und Sicherheitsdienste.

Seit Anfang Januar läuft die Implementierungsphase für die ersten und größten Objekte im Großraum Hamburg. Insgesamt werden im Regelbetrieb mehr als 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von hectas tätig sein. Zwei Monate hat das Team von hectas Zeit, die Objekte kennenzulernen, Revier-, Einsatz- und Schichtpläne zu erstellen, Qualitätsmanagement-Systeme aufzusetzen sowie die nötigen Maschinen und Materialien zu bestellen. Thomas Meyer, Leiter des Technical Supports, und Alexander de Blois, Leiter Sicherheitsdienste, sind dabei für die Operative federführend. „Bei Implementierungen von Großobjekten wie bei Körber besteht das Team sowohl aus den Mitarbeitern der Niederlassung vor Ort, die den Regelbetrieb übernehmen werden, als auch aus Mitarbeitern des bundesweit eingesetzten Technical Supports. Diese sind sehr erfahren in der Implementierung von komplexen Objekten und leiten das Projekt. Ein gemischtes Team hat den Vorteil, dass es bei der Übergabe in den Regelbetrieb keinen Wissensverlust gibt“, erklärt Thomas Meyer.

Bei Körber sind für den Bereich „Unterhaltsreinigung“ neben Thomas Meyer zwei Mitarbeiter des Technical Supports sowie die Niederlassungsleiterin Hamburg und die zukünftig zuständige Objektleiterin an Bord. Gemeinsam kümmern sie sich vor Ort um die Bestellung der Maschinen und Materialien, die Personalplanung, das Erstellen der Revierpläne sowie das Aufsetzen des für Körber neuen Qualitätsmanagement-Systems. Außerdem unterstützen aus der Zentrale von hectas in Wuppertal das Key Account Management als zentraler Ansprechpartner für Körber deutschlandweit sowie die Mitarbeiter der Personalabteilung das Team.

„Wir freuen uns besonders darüber, dass wir Arbeitsplätze erhalten konnten. Es ist immer schön, wenn diese Möglichkeit sowohl vom Kunden als auch von den Mitarbeitern gewünscht ist. Man darf aber trotzdem nicht vergessen, dass es für die Mitarbeiter einen Arbeitgeberwechsel und neue Vorgesetzten bedeutet. Je eher sie daher ihren zukünftigen Objektleiter kennenlernen und er sie, desto besser“, so Thomas Meyer.

Wöchentliche Besprechungstermine unerlässlich

Bei einem so großen Implementierungsteam ist eine gute Koordination und Kommunikation unerlässlich. Hierfür sind Thomas Meyer, Wojciech Pawelczyk und Alexander de Blois zuständig. Bei ihnen laufen alle Fäden aus Reinigung und Sicherheit zusammen. Jede Woche halten sie Teamkonferenzen ab und besprechen mit den Ansprechpartnern bei Körber den aktuellen Stand, was noch aussteht, wo es Änderungen oder Herausforderungen gibt. Zusätzlich begleitet Frank Keuper, Geschäftsleitung Deutschland, die Gespräche regelmäßig. „Wir haben mit Körber unterschiedliche wöchentliche Jours fixes eingerichtet, auf die sich alle Beteiligten detailliert vorbereiten. Sämtliche Implementierungspläne werden mindestens 24 Stunden vor den Terminen an den abgestimmten Verteilerkreis gesendet, damit wir am nächsten Tag sämtliche Fragen und Anliegen klären können. Zusätzlich stehen wir in regelmäßigem E-Mail- und Telefonkontakt“, erklärt Thomas Meyer. „Die Kommunikation mit dem Kunden in der Implementierungsphase ist genauso wichtig wie alles andere und man muss sich bewusst Zeit dafür nehmen. Sie ist die Basis für eine gute sowie langfristige Zusammenarbeit und Partnerschaft. Deswegen sollten sowohl Kunde als auch Dienstleister die Phase nutzen, um Vertrauen zueinander aufzubauen und zu einem Team zu werden“, ergänzt Alexander de Blois.


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