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Digitales Onboarding bei hectas

Seit einem Jahr arbeiten die meisten Mitarbeiter in der Verwaltung bei hectas aus dem Mobile Office. Wir freuen uns, dass wir seitdem auch neue Kollegen begrüßen konnten – allerdings häufig nicht persönlich, sondern digital. Wie eine Einarbeitung digital funktioniert und wie man schnell die Kollegen kennenlernt, darüber haben wir mit Ingo Kowalczyk aus der Personalentwicklung gesprochen.

Wie funktioniert bei hectas die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Mobile Office?

Ingo Kowalczyk: Gerade bei einem digitalen Onboarding ist eine gute Vorbereitung wichtig. Bevor neue Mitarbeiter bei uns starten, besprechen wir gemeinsam mit dem Vorgesetzten den individuellen Einarbeitungsplan. Wir haben eine Checkliste entwickelt, an der man sich orientieren kann, was der neue Mitarbeiter z.B. am ersten Tag, was in der ersten Woche und was im ersten Monat kennenlernen sollte. Dementsprechend organisieren wir und die Vorgesetzten die Einführungstermine und Meetings mit Kollegen, die per Videokonferenz stattfinden.

Zudem organisieren wir in regelmäßigen Abständen zentrale digitale Einführungstermine mit den Abteilungen der Zentrale. Vor Corona kamen alle neuen Kollegen aus ganz Deutschland dafür für zwei bis drei Tage nach Wuppertal in die Zentrale. Diese Onboarding-Tage wurden immer sehr begrüßt, deswegen war es uns wichtig, sie aktuell auch digital weiterzuführen. Wir führen die Termine aber nicht alle hintereinander durch, sondern über einen längeren Zeitraum von einem Monat. Das ist sehr viel angenehmer für die Teilnehmer, weil sie dann Zeit haben, die vielen Informationen auch aufzunehmen und zu verarbeiten.

Frage: Welche Herausforderungen gibt es bei der Einarbeitung im Mobile Office?

Ingo Kowalczyk: Die größte Herausforderung ist es für neue Mitarbeiter, die Kollegen schnell besser kennenzulernen und Anschluss zu finden. Man kann sich zwar über Telefon und Videochat vorstellen, aber das spontane Quatschen beim gemeinsamen Mittagsessen oder an der Kaffeemaschine fällt weg. Die Hürde ist aktuell für neue Mitarbeiter größer, auf Kollegen zuzugehen. Bei uns achten deswegen die Vorgesetzten besonders darauf, dass der neue Kollege Anschluss findet. Wir haben in der Zentrale außerdem unabhängig von Corona vor einigen Jahren ein Patensystem für neue Mitarbeiter eingeführt. Der Pate, der in der Regel nicht aus der gleichen Abteilung ist, steht als emotionaler Ansprechpartner zur Verfügung.

Frage: Haben Sie einen Tipp für neue Mitarbeiter, wie sie auch aus dem Mobile Office schnell das Unternehmen kennenlernen?

Ingo Kowalczyk: Die Pandemie hat uns nochmal deutlich vor Augen geführt, wie wichtig persönlichen Kontakte mit den Kollegen sind. Ich rate deswegen allen, die einen neuen Job remote von zuhause starten, die technischen Möglichkeiten zu nutzen, um die Kollegen näher kennenzulernen. Schalten Sie z.B. bei Ihren Onboarding-Termine immer Ihre Videokamera an, damit Sie sich gegenseitig sehen können. Das bringt sehr viel, um Vertrauen aufzubauen. Verabreden Sie sich auch mit einem oder mehreren Team-Kollegen zu einer lockeren virtuellen Mittagspause. Und scheuen Sie sich nicht, zum Telefon zu greifen und viele Fragen zu stellen oder Ihrem Vorgesetzten häufiger als Sie es sonst vielleicht machen würden, Rückmeldung zu geben. Wir alle wissen, wie schwierig die aktuelle Situation ist und Ihre neuen Kollegen werden sich gerne Zeit für Sie nehmen.

Herr Kowalczyk, vielen Dank für das Gespräch.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Job sind, schauen Sie auf unserer Karriereseite vorbei. Egal ob Vollzeit-, Teilzeit- oder Minijob: Bei hectas treffen Sie auf nette Kollegen, die sich freuen, Sie kennenzulernen. https://www.hectas.com/de/jobs/

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