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Teamgeist und Zusammenarbeit stärken trotz Physical Distancing

Seit Mitte/Ende März haben wir alle physischen hectas Veranstaltungen wie Führungskräftetagung, Schulungen und Teambuilding-Events abgesagt. Viele Mitarbeiter arbeiten nach wie vor von zuhause aus. Unbemerkt kann es dabei passieren, dass die Verbundenheit zu den Kollegen, die z.B. durch der täglichen Treffen an der Kaffeemaschine entsteht, schwächer wird. Iris le Claire, Teamleitung Corporate Communication, schildert ihre Erfahrungen, wie wir bei hectas die Teamzusammenarbeit auch ohne direkten Kontakt aufrecht erhalten:

Mehr zum Telefon oder zur Webcam greifen

Aus meiner Sicht sind häufige Telefonate bzw. Videocalls das beste Mittel, um die Verbundenheit mit meinen Kollegen zu erhalten. Ich regel nicht alles telefonisch, aber inzwischen greife ich auch für Themen, bei denen ich früher eine Mail geschickt habe, zum Hörer. Die Stimme des anderen zu hören, schafft mehr Nähe und man unterhält sich nebenbei noch über andere Sachen. So erfahre ich zum Beispiel, was in unseren Niederlassungen passiert.

Öfter Teammeetings halten

Mein Team hat gute Erfahrungen damit gemacht, einmal die Woche ein Teammeeting als Telefon- oder Videokonferenz zu führen. So hören und sehen wir uns regelmäßig als Gruppe. Das Meeting ist nicht immer lang. Zum Beispiel kann jeder kurz erzählen, woran er gerade arbeitet und bei was er Hilfe benötigt. Das verhindert auch die Frage, was die anderen so machen.

Wir haben uns außerdem gegenseitig die Kalender freigegeben. Im Büro bekommt man automatisch mit, wenn einer den Platz verlässt, um Mittagspause zu machen oder in ein Meeting zu gehen. im Mobile-Office sieht man diese Sachen nicht. Für mich löst ein schneller Blick in den Kalender des anderen diese Frage meistens auf. Wenn ich Aufgaben habe, für die ich sehr konzentriert sein muss, trage ich ab und zu auch Termin-Blöcke mit dem Betreff „Ruhig Arbeiten“ ein. Dann sehen meine Kollegen, dass ich in der Zeit nicht gestört werden möchte und wundern sich nicht, wenn ich nicht ans Telefon gehe.

Andere Formate für Veranstaltungen finden

Unsere IT hat 2019 in der ganzen hectas Gruppe Office 365 inklusive Microsoft Teams eingeführt. Das Chatten, Teilen von Dokumenten und insbesondere das einfachen Durchführen von Videokonferenzen hilft uns, die Teamzusammenarbeit zu fördern.

Wir nutzen die Funktionen zum Beispiel, um Niederlassungsbesprechungen oder größere Veranstaltungen durchzuführen. Jedes Jahr im Frühjahr gibt es bei uns den zum Beispiel Werte-Dialog. Das ist eine Veranstaltungsreihe, in der die Geschäftsleitung in die Regionen reist und sich mit den Mitarbeitern über unsere Unternehmenswerte austauscht. Die Veranstaltung stärkt nicht nur den Kontakt zum oberen Management, sondern bietet den Mitarbeitern der verschiedenen Niederlassungen die Gelegenheit, sich untereinander besser kennenzulernen.

Dieses Jahr haben wir überlegt, aufgrund von Covid-19 den Werte-Dialog ganz ausfallen zu lassen, uns letztendlich aber dagegen entschieden. Stattdessen entwickelten wir ein digitales Format. Alle Teilnehmer wählen sich in eine Videokonferenz ein und arbeiten über digitale Whiteboards zusammen. Anstatt acht physische Werte-Dialoge mit je vierzig Teilnehmern gibt es jetzt dreißig mit je zehn bis zwölf Personen. Die Teilnehmer sind aus den verschiedenen Niederlassungen zusammen gemixt und die kleine Gruppe gewährleistet, dass alle mitarbeiten, diskutieren und sich kennenlernen. Natürlich ist diese Art des Werte-Dialogs kein vollständiger Ersatz für die physischen Veranstaltungen, aber das Feedback der Mitarbeiter war bislang positiv.

Ich bin froh, dass wir den Werte-Dialog oder andere Meetings nicht ersatzlos gestrichen haben. Aus meiner Sicht bringen die Videotermine sehr viel für das Zusammengehörigkeitsgefühl bei hectas. Aber es muss nicht immer das virtuelle Event sein. Wir sammeln aktuell Ideen, wie wir in der Adventszeit den Teamspirit auch ohne Weihnachtsfeiern aufleben lassen können. Und so wie es aussieht, wird es etwas werden, bei dem die Mitarbeiter nicht vor dem Bildschirm sitzen.

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